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英語: メールの返信が来ない!コピペで使える催促メールの例文集

英語: メールの返信が来ない!コピペで使える催促メールの例文集
英語で丁寧にメールの返信を催促する例文

メールでやり取りする中で、「返信が来なくて困った」ということは誰でも経験することと思います。

特に海外とのやり取りとなると、いろいろな不安や焦りもあることでしょう。
時には怒りたくなる時だってありますね。

英語で丁寧にメールの返信を催促する例文をいくつかご紹介します。

早速、催促したいところではありますが、念のため少しお待ちください。
本当に相手に届いているか、こちら側で可能な範囲で確認することは、日本語でも外国語でも変わらず重要です。

既に確認済みの方は、こちらをクリックして本題にお進みください。

メールの受取確認をする方法

初めに自分の送ったメールを確認する

送信日時を確認する

日本語のメールについても同じですが、初めにするべきことは、返信が欲しいメールの送信履歴を確認することです。
確実に送信されていれば、メールソフトウェアの「送信済み」の中に入っているはずです。

そのメールを開いて、送信日時を確認します。

自動返信メールがないことを確認する

その後、メールの受信履歴に移動して、その直後に自動返信メールがないかを確認してみてください。

メールシステムからの自動返信

自動返信メールがあれば、下記の単語が含まれていないかを確認してみてください。
もし、このような単語が含まれた自動返信メールがあれば、相手に届いていない可能性が高いと思われます。

1. undelivered

2. rejected

1の場合は、配信できなかったことを意味します。
送信先のEメールアドレスを確認してみてください。アドレスの間違いや、その担当者が退職している可能性があります。

2の場合は、メールが拒否されたことを意味します。
下記のような単語が含まれている場合は、送信メールを見直して、再送する必要があります。

“rejected”が含まれる場合

file size exceed
ファイルサイズが大きすぎた
→ 添付ファイルのサイズが大きすぎるので、削除するか必要最低限の一部だけにします。

blocked, security
セキュリティ・システムに安全性の問題があるメールと判断された
→ 添付ファイルなどがウイルスとみなされる性質をもったファイルの可能性があるので、まずは添付ファイルを削除します。

担当者メールアドレスからの自動返信

もし、自動返信メールに下記の様な文面がある場合は、担当者が出張や休暇のため、返信しづらい状況であることを示しています。
このような場合は、不在期間などが書かれていますので、この期間や直後でないかを確認してください。

out of office
holiday, vacation
limited email access

問題なければ、催促メールの文面を考慮する上で、メールの返信希望日を入れていたかを確認してみてください。

ご面倒をおかけいたしました。
それでは、本題に入っていきます。


英語・中国語: メールの返信が来ない!コピペで使える催促メールの例文集

英語での丁寧な依頼表現

英語には、日本語のような遠回しな表現は少ないですが、丁寧さの表現はちゃんと存在しています。

英語での丁寧な表現

英語であれば、次の順序で丁寧さが上がっていきます。

  1. Please 〜.
  2. Could you 〜?, Would you〜?
  3. Could you please 〜?


返信催促の例文

返信を必要とするメールを「転送」する形で送ると、相手にどの件かを明確に伝えることができます。

また、メールの転送を選択すると、件名に転送(“Forward”)を意味する”Fw:”や”Fwd:”などが自動的に追加されるかと思いますが、この部分を「備忘」を意味する”Reminder:”に書き換えるのもひとつの方法です。
もっと丁寧にする場合は、”Gentle reminder:”とすることもできますが、過剰となる可能性もあります。

もちろん、催促するにあたっては、極端に短い間隔で催促したり、早急な返信期限を一方的に設けたりすることは、基本的に避けるべきなのは言うまでもありません。

催促したい内容にあわせ、次の例文をつなぎ合わせて、丁寧な催促メールを作成してみてください。


1. 相手がメールを受け取っていることを確認する例文

こちらからは間違いなくメールを送っていたとしても、念のため相手に届いていることを確認することは礼儀でもあり、催促の入り口でもあります。

最初に送信日時まで確認しましたが、相手に確認する時は時差も考慮して、日付だけで問題ありません。

例文

※ “XXX”には日付が入ります。曜日は英語圏では比較的重要視されます。 例: “Monday, 21st October”

I have sent my email on XXX.
「○月○日○曜日に、(あなたに)Eメールをお送りしました。」

I hope you received my email send on XXX.
○月○日○曜日に(あなたに)お送りしたEメールを受け取ってみえることと思います。

I hope you read my email send on XXX.
○月○日に(あなたに)お送りしたEメールをお読みいただいたことと思います。

I’m afraid of that you may not receive my email.
あなたが私のEメールをお受け取りになっていないか心配しています。


2. 相手の状況を気遣う例文

こちらの希望どおりに返信が来ない場合でも、相手の都合もあります。
このことを気にかけた表現をすることで、催促を棘のないものにすると同時に、相手にとっても不快感なく「返信しなければ」と思ってもらえるはずです。

意図の理解を確認するための例文

外国語であるがゆえに、こちらの意図が正しく伝わっていることを確認することも方法のひとつかもしれません。

I hope you recognized our requirements.
私たちの必要はご理解いただけたものと思います。

I hope you understood our intentions on my email.
私のメールの意図はご理解いただけたものと思います。

If you have any question or unclear point, please let me know.
疑問点や不明な点があれば、お知らせください。

相手の忙しさを気遣う例文

相手が忙しいために、返信が遅れているのではないかと、このような文面を使うこともできます。

I believe you are so busy.
(あなたは)とても忙しいことと思います。

I think you have a lot of things to do.
(あなたは)多くの対応することをお持ちだと思います。

この後に要求を伝えるため、“However” (しかしながら)などをつけて続けると自然です。


3. 重要性を伝えるための例文

事の重要性を伝えることは重要ではあるものの、ほとんどの場合、ごく簡潔にして本題を確認していただく方が良いかと思います。

例文

Your support is very important to us.
あなたの手助けは私たちにとって非常に重要です。

We put the highest priority on this.
私たちはこの件を最優先事項としています。

We must deliver it on time.
納期どおりに納品しなければなりません。


4. 返信希望日を伝えるための例文

催促の時は「できるだけ早く」と言いたいところではありますが、明確な期限を出すことで、相手に対して約束させやすくなることも多いです。
また、時差が大きい場合には、期限にお気をつけください。

例文

Please give us the answer by the end of this week.
今週中に回答をお願いいたします。

Could you please provide the solution as soon as possible?
できるだけ早く解決策を提示していただけますでしょうか。


5. 代わりの担当者を聞くための例文

別の担当者を紹介してもらうことは、場合によっては失礼になる可能性もありますので注意が必要ですが、相手の同僚で適切な担当者を紹介してもらうことで早く解決できる可能性もあります。

例文

If I should contact the right person, could you please introduce the primary contact on this kind of issue?
適切なご担当者に連絡差し上げるべきであれば、このような件の窓口をご紹介いただけますでしょうか?


6. 最後は簡潔にお礼で締める

例文

Thank you for your continuous help.
引き続きの手助けをありがとうございます。

Thank you in advance.
前もって感謝します。
↑この表現は、後に返信をもらった時を想定して先にお礼を伝える、日本語では一般的に無い表現です。


文章をつなげてメールを作成

これらの文章から、伝えたい内容を抜き出して並べるだけで伝わるような、簡潔な文章を選んで作成してみました。

たとえば、このような感じになります。

※ 相手の名前はフルネームが望ましいでしょう。

Dear 相手の名前,

I have sent my email on XXX. I’m afraid of that you may not receive my email.
I hope you recognized our requirements.
I think you have a lot of things to do. However, we put the highest priority on this.
Please give us the answer by the end of this week.

Thank you in advance.

Best Regards,
差出人の名前


メールはできるだけ簡潔に書くことが大切ですが、同時に相手への気遣いも大切になりますね。

英語や中国語のメールには、日本語ほど気遣いの挨拶を書くこと多くはないですが、誠心誠意の依頼にすることで、よほどの理由がない限り、相手にとっても気持ちよく対応していただけるものと思います。

また、遅くなったとしても返信が来たら、すぐにお礼を返しておくのも大切なマナーですね。

英語: Thank you for your reply.



今回もお読みくださり、ありがとうございました。

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